— תוכן שיווקי  —

הדרך הנוחה להחתים לקוחות מרחוק היא להפוך את המסמך לטופס דיגיטלי, למלא מראש את הפרטים שכבר נמצאים בידי העסק ולשלוח ללקוח קישור לחתימה בערוץ שבו הוא רגיל לתקשר – WhatsApp, SMS  או דוא"ל. ככל שהמסמך קצר, ברור ומותאם לנייד, כך קטן החיכוך בדרך לקבלת מסמך מלא וחתום.

המעבר לחתימה מרחוק אינו רק תחליף למדפסת ולסריקה. כאשר בונים את התהליך נכון, אפשר לקצר את הדרך שבין "שלחנו לך הסכם" לבין מסמך שחזר מלא, חתום ומוכן לטיפול. במקום להדפיס, לסרוק, לצלם או לחפש גרסה מעודכנת בתיבת המייל, העסק יכול לנהל תהליך מסודר שחוזר על עצמו. השינוי משמעותי במיוחד בעסקים ששולחים באופן קבוע הסכמים, הצעות, אישורים, הצהרות, טפסי הצטרפות או מסמכי פתיחת ספק.

איך מתחילים להחתים לקוח שנמצא בבית, בעבודה או אפילו בחו"ל?

השלב הראשון הוא להפסיק לחשוב על החתימה כעל פעולה שמחייבת מפגש. כיום רוב הלקוחות מחזיקים טלפון חכם במשך חלק גדול מהיום, ולכן אפשר לשלוח אליהם מסמך ישירות לנייד. במערכת חתימה ירוקה, למשל, ניתן להעלות מסמך PDF או ,Word להוסיף אליו שדות למילוי ואזורי חתימה ולשלוח אותו במייל, SMS או WhatsApp . לאחר שהלקוח משלים את השדות הנדרשים וחותם, המסמך חוזר למערכת כשהוא מלא וחתום. היתרון המעשי הוא שהלקוח אינו נדרש בהכרח להדפיס מסמך, לחתום עליו בעט, לסרוק אותו ולשלוח אותו בחזרה. מבחינת העסק, כדאי לבחור את ערוץ השליחה לפי ההתנהלות הרגילה עם אותו לקוח. אם כל התקשורת מולו מתקיימת ב־WhatsApp, מעבר פתאומי למייל שהוא כמעט אינו פותח עלול דווקא לעכב את התהליך.

למה טופס פשוט מקבל חתימה מהר יותר מטופס שמעמיס על הלקוח?

החתמה מרחוק צריכה להיות פשוטה במיוחד, משום שאין נציג שיושב ליד הלקוח ומסביר לו מה לעשות. לפני ששולחים מסמך, כדאי לקרוא אותו פעם אחת מנקודת המבט של מי שמקבל אותו. האם ברור היכן צריך למלא פרטים? האם יש שדות שאין בהם צורך? האם ברור על מה חותמים? ואם העסק כבר מחזיק בשם הלקוח, מספר ההזמנה, פרטי החברה או מידע אחר – מדוע לבקש ממנו להקליד אותם שוב? אחת הדרכים להפחית חיכוך היא להזין מראש את המידע הקיים במערכות העסק ולהשאיר ללקוח רק את הפרטים שהוא באמת צריך להשלים או לאשר. בתהליך של יצירת טופס דיגיטלי ניתן להגדיר שדות טקסט, תיבות סימון, תאריכים, חתימות ושדות נוספים בהתאם למסמך. בטפסים מורכבים יותר אפשר להגדיר גם ולידציות, התניות וסבבי חתימה, כך שהמסמך מתקדם בהתאם לתהליך שהעסק הגדיר מראש.

באיזו שעה כדאי לשלוח מסמך לחתימה?

זו נקודה קטנה שיכולה להשפיע מאוד על החוויה. אם לקוח מקבל מסמך בשעה שבה העסק כבר סגור, פותח אותו ומגלה סעיף שאינו ברור, הוא עשוי לדחות את החתימה עד שיוכל לקבל תשובה. למחרת המסמך כבר אינו בהכרח בראש סדר העדיפויות שלו. לכן, במסמכים שעשויים לעורר שאלות, עדיף לשלוח אותם בשעות שבהן יש בעסק מי שיכול לתת מענה. לדוגמה, משרד שנותן שירות עד 17:00 יכול להעדיף לשלוח הסכם חדש בשעות הבוקר או בצהריים ולא בשעות הערב המאוחרות. כך, אם הלקוח שואל "מה אני צריך למלא כאן?" או מבקש תיקון בפרט מסוים, אפשר לטפל בכך בזמן אמת. חתימה דיגיטלית אמנם מאפשרת לעבוד מכל מקום ובכל שעה, אבל שירות אנושי זמין עדיין יכול להיות ההבדל בין מסמך שנחתם מיד לבין מסמך שנשכח.

איך הופכים מסמך שחוזר על עצמו לתהליך של כמה דקות?

עסקים רבים שולחים שוב ושוב כמעט את אותם מסמכים: הסכם שירות, טופס הצטרפות, הצהרה, אישור קבלת מוצר, פתיחת ספק או מסמך פיננסי. במצב כזה אין סיבה לבנות את הטופס מחדש בכל פעם. אפשר להעלות קובץ PDF או Word למערכת, למקם עליו את שדות המילוי והחתימה ולשמור אותו כתבנית קבועה. בפעם הבאה שצריך להחתים לקוח, בוחרים את התבנית, מגדירים את הנמען ושולחים.  טפסים דיגיטליים שימושיים במיוחד כאשר תהליך כזה מתרחש עשרות פעמים בחודש, משום שהחיסכון אינו רק בזמן ההחתמה עצמה. נחסך גם הצורך לאתר את הקובץ הנכון, ליצור עותק חדש, לבדוק אילו פרטים חסרים ולנהל גרסאות שונות של אותו מסמך. במערכת חתימה ירוקה ניתן להפוך מסמכים נפוצים לתבניות ולשלוח אותם מחדש בהתאם לצורך.

מה עושים כשיש יותר מאדם אחד שצריך לחתום?

החתמה עסקית אינה תמיד תהליך של "שולח וחותם". לעיתים מסמך צריך לעבור בין כמה אנשים. לדוגמה, הסכם יכול להישלח תחילה ללקוח, לאחר מכן למנהל בחברה ורק בסוף לגורם נוסף שמאשר את העסקה. במקרים כאלה כדאי להשתמש בסבב חותמים מוגדר במקום להעביר ידנית קבצים בין תיבות מייל. מערכת דיגיטלית יכולה לאפשר לעסק להגדיר מראש מי משתתף בתהליך ובאיזה סדר. הדבר מפחית את הסיכון לכך שמישהו יקבל גרסה לא נכונה או ששלב מסוים יישכח. כאשר מתכננים את הסבב, כדאי לשאול מי באמת חייב לחתום ומי רק צריך לקבל עותק. הוספת גורמים מיותרים לתהליך עלולה ליצור עיכובים. המטרה אינה להפוך כל מסמך לתהליך מורכב, אלא לבנות מסלול קצר וברור שמתאים לאופן שבו הארגון באמת עובד.

האם אפשר לבנות טופס שמתאים בדיוק לתהליך של העסק?

לא כל עסק יכול להסתפק בהוספת שדה שם וחתימה למסמך קיים. לעיתים צריך טופס שמגיב לבחירות של המשתמש, בודק שהמידע שהוזן תקין או מעביר את המסמך לגורם אחר בהתאם לתשובה. כאן נכנסים לתמונה טפסים חכמים. חתימה ירוקה מציעה לצד האפשרות להמיר מסמכים באופן עצמאי גם שירות לבניית טפסים מותאמים. התהליך מתחיל בבירור הצורך: מי ממלא את המסמך, אילו עובדים מעורבים, מי צריך לחתום ומה צריך לקרות לאחר כל שלב. לאחר מכן מגדירים את סוגי השדות, למשל טקסט, Checkbox או תאריך, ואת הדרישות המיוחדות כמו ולידציות, תנאים או מעבר בין חותמים. התאמה כזאת רלוונטית במיוחד כאשר הטופס אינו רק מסמך לחתימה אלא חלק מתהליך עבודה רחב יותר בארגון.

האם חתימה מרחוק תקפה מבחינה משפטית?

בישראל קיים חוק חתימה אלקטרונית, תשס"א–2001, המסדיר את התחום ומבחין בין סוגים שונים של חתימות אלקטרוניות. חשוב להבין שלא כל מסמך ולא כל פעולה כפופים בהכרח לאותן דרישות, ולכן לא נכון להניח שכל סימון או חתימה דיגיטלית מתאימים אוטומטית לכל שימוש משפטי. כאשר מדובר בהסכם בעל משמעות מיוחדת, דרישה רגולטורית או מסמך של גוף ציבורי, כדאי לבדוק מה נדרש לאותו מקרה ולוודא שהמערכת ותהליך הזיהוי מתאימים לדרישות. מעבר לכך, יש חשיבות גם להגנה על המידע שנאסף בטפסים, במיוחד כאשר הם כוללים פרטים אישיים. בישראל תחום זה כפוף בין היתר לחוק הגנת הפרטיות ולתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע). לכן בבחירת מערכת לא כדאי להסתכל רק על נוחות החתימה, אלא גם על ניהול המסמכים ואבטחת המידע.

אילו טעויות גורמות ללקוחות לדחות את החתימה?

הטעות הנפוצה היא להפוך פעולה שאמורה לקחת דקות למשימה. מסמך ארוך ללא הסבר, יותר מדי שדות, בקשה למלא מידע שכבר נמסר, קישור שנשלח בערוץ שהלקוח כמעט אינו משתמש בו או שליחה בשעה שבה אין למי לפנות – כל אלה יוצרים חיכוך. דמיינו לקוח שכבר מסר בשיחת המכירה את שמו, מספר החברה ופרטי הקשר שלו, ולאחר מכן מקבל טופס שמבקש ממנו להזין הכול מחדש. מבחינתו זו עבודה כפולה. תהליך טוב עושה את ההפך: העסק מכין מראש את מה שהוא כבר יודע, הלקוח בודק, משלים את החסר וחותם. לפני שמטמיעים תהליך חדש, כדאי אפילו לשלוח את הטופס לעובד שלא בנה אותו ולבקש ממנו למלא אותו מהטלפון. אם הוא נתקע, גם לקוחות עלולים להיתקע.

איך נראה תהליך החתמה מרחוק שעובד נכון?

תהליך יעיל מתחיל במסמך ברור וממשיך בערוץ שליחה שנוח ללקוח. מעלים את המסמך למערכת, ממקמים את השדות הדרושים, מכינים מראש פרטים שכבר קיימים בעסק ושומרים כתבנית כאשר מדובר במסמך שחוזר על עצמו. לאחר מכן שולחים ללקוח ב־ SMS, WhatsApp או מייל, רצוי בזמן שבו העסק זמין לשאלות. כשהמסמך חוזר, הוא נשמר בצורה מסודרת במקום להתחיל מסלול של הדפסה, צילום וסריקה. במערכת כמו חתימה ירוקה ניתן לבצע את התהליך גם עבור חוזים, הצהרות, מסמכים פיננסיים, אישורי קבלה וטפסים עסקיים נוספים. היתרון האמיתי אינו בכך שהחתימה מופיעה על מסך במקום על נייר, אלא בכך שכל הדרך אליה הופכת קצרה, עקבית וקלה יותר לניהול.