—תוכן שיוקי—-
המאמר נכתב בשיתוף עם עידית פליק
הזמן שלא כמו תקציב או כוח אדם בחברה, הוא משאב שאין לנו שום שליטה עליו. הזמן מופיע בחיינו כמצב נתון ולא ניתן לשינוי ולכן הטיפול בו יושב לגמרי ב"מגרש" שלנו. אנחנו לא מנהלים את הזמן, אנחנו מנהלים את הפעילויות והמשימות באמצעות הזמן וחשוב להבין וללמוד להתנהל תוך עמידה בזמנים, לפעול על פי סדר עדיפויות ולהשאיר זמן לקידום מטרות. הזמן העומד לרשותנו הוא מוגבל ולכן משמעת עצמית וניהול עצמי הוא מהותי , מעבר לעבודה, כמו לדאוג לעצמנו בשינה לילית טובה ורציפה, אכילת ארוחות מסודרות ומזינות ולבצע פעילות גופנית מספר פעמים בשבוע.
כדי להבין כיצד רצוי ונכון לנהל את עצמנו בתוך הזמן בחרתי להציג בפניכם 4 טעויות נפוצות של מנהלים בניהול זמן והתנהלותם האישית בתוך מסגרת הזמן:
- האצלת סמכויות ואז החזרת הסמכויות לשולחן המנהל
מנהל טוב יודע לבנות סביבו קהילה של אנשי מקצוע שהוא סומך עליהם ומעריך את היכולות שלהם. תפקידו של מנהל הוא לנהל את עובדיו להאציל סמכויות ולבצע פעולות שיש לו יתרון יחסי על עובדיו. מנהלים הם ברובם מולטי טאסקינג. מסוגלים לחלוש על מספר משימות בו זמנית בקלות. לא פעם, כשמנהל לא מרוצה ממהירות הביצוע של העובד או מהדרך, הוא מחזיר לשולחנו את המשימה במחשבה שזה יחסוך לו זמן והתעסקות. זוהי טעות חמורה. אין למנהל שום יכולת גם לנהל את החברה וגם לבצע את המשימות של עובדיו.
הפתרון – לשבת עם העובד וללמד אותו כיצד לבצע את המשימה. השאיפה היא שתוך מספר שעות של למידה ייהנה המנהל מביצוע המשימות ללא התערבותו בעתיד. במידה והעובד עדיין לא עומד במשימה, שווה להחליפו בעובד אחר, אך בשום אופן לא להחזיר את המשימה לשולחן המנהל.
- דחיית מטלות או אי דחיית מטלות באופן גורף
לכל אחת ואחד מאתנו יש נטייה לדחות דברים, אך מה שקורה בפועל הוא שבמקום לטפל בבעיה בזמן וברגע הנתון, מטפלים בה פעמים (ברגע שערים לקיומה וברגע שהיא שמטפלים בה ומסירים אותה משולחן העבודה). הצד השני של המטבע הוא טיפול בכל מייל שנכנס ובכל פנייה שמובילים להסחת דעת, התעסקות בתפל (ולא תמיד רק בעיקר) ובעיקר פגיעה ברצף העבודה.
פתרון – דחייה מבוקרת, תיעדוף משימות והשלמת מטרות. ניתן לקבוע שלושה מועדים קבועים ביום בהם עוברים על מיילים ומטפלים רק במה שעומד בראש סדר העדיפויות.
זללני זמן כמו ריבוי מיילים רצוי לנטרל כדי באמת להפנות את מירב תשומת הלב לעמידה במטרות וביעדים השונים לפעילות מוצלחת.
- To do list/ אי תכנון
כל מנהל יודע שכדי לצלוח את היום עליו לנהל רשימה מסודרת של כל המשימות והפעולות שעליו לבצע במהלך היום, בין פגישה לפגישה. החיסרון ברשימה שכזאת שהיא נוקשה מדי, לא מאפשרת מרחב תמרון ובעיקר מה שנכתב בתחילת היום לא בהכרח יהיה נכון בהמשכו. חיסרון נוסף, שהרשימה לא משאירה שום מקום להתייחסות לעובדים וקולגות ובמקרים מסוימים אפילו מתפרשת כבזבוז זמן. מצד שני אי תכנון יוצר כאוס ומשימות רבות יכולות להישכח בקלות, דבר שעלול להוביל לפגיעה בניהול, בהישגים וכד'.
הפתרון: מלאו חצי רשימה והשאירו מקום לבלתי צפויים.
- דיונים רבי משתתפים חוסכים בזמן
בגדול דיונים בהם משתתפים כל הנוגעים בדבר הם נכונים , הבעיה שלא פעם עובד מוותר על ביצוע משימה ברמת עדיפות עליונה, ויושב בדיון ארוך ומבזבז זמן יקר.
הפתרון: להזמין את האנשים הרלוונטיים רק לקטע מסוים בדיון במקום לבזבז שעה עד שעתיים מזמנם. העובד יגיע למספר דקות למקטע בדיון ויחזור במהרה לעיסוקיו.
אלו רק 4 דוגמאות לטעויות נפוצות של מנהלים בניהול זמנם. כדי לנהל את היום והזמן באופן המיטבי והנכון ביותר רצוי לפנות לעזרה חיצונית, לשבת עם יועצת או יועץ אירגוני לתכנון הזמן בהתאמה אישית, תוך ליווי התהליך ויצירת שינויים על פי דרישות המנהל והחברה. תכנון נכון ואפקטיבי של הזמן, עמידה בריבוי משימות, לדעת לשלב את החיים הפרטיים בחיי הקריירה התובעניים ולהישאר בחיים, הם הבסיס להצלחה של המנהל והחברה כולה.
