המשרד הוא לב ליבו של כמעט כל עסק בישראל. זה המקום שבו מתבצעות הפעולות הכי חשובות ודיסקרטיות שמתוות את דרכו. החל מניהול הפניות ושיחות מכירה, דרך תיאום פגישות ועד לניהול חשבונות וקביעת אסטרטגיה, ניהול טוב של המשרד יעלה את הסיכוי להצלחת העסק באופן ניכר.
העניין עם ניהול משרדים הוא שבמרבית המקרים יש נטייה לשקוע אל תוך שגרה שלעתים קרובות מסתירה ליקויים בהתנהלות או לפחות הזדמנויות לשיפור והגדלת התפוקה.
לפניכם טיפים שיעזרו לנהל את הפעילות המשרדית באופן טוב יותר ולהגדיל את הסיכוי שלכם להצלחה.
רכישת ציוד משרדי במרוכז
אחת ההוצאות המרכזיות של כל עסק היא עבור ציוד משרדי. מדובר בהוצאה שבמקרים רבים נמצאת מתחת לרדאר ועד שמבינים כמה אפשר לחסוך, יכולים לחלוף חודשים ושנים וזה במידה שבכלל הבחנתם בכך.
חיסכון ברכישת ציוד משרדי יכול להסתכם בעשרות אחוזים בשנה. מדובר בסכומי כסף לא מבוטלים ולכן חשוב לעצור לכמה רגעים על מנת לחשב מסלול מחדש.
לדוגמה, רכישת נייר צילום a4 למדפסת שנפוץ כל כך בכל משרד, יכולה לחסוך לכם עשרות אחוזים במצטבר – במידה שנעשית באופן מרוכז. מדובר במוצר שאינו תופס כמעט מקום ואינו מוגבל מבחינת חיי מדף אז מדוע לא ליהנות מההנחות המשמעותיות שברכישת כמות גדולה של המוצר?
בנוסף לרכישה מרוכזת, ניהול נכון של המלאי, בדיקת הצעות מחיר מספקים שונים וניהול הזמנות חכם ולא בזבזני, יחסוך לכם כסף לאורך השנה – ולעתים קרובות אפילו הרבה!
בחירת מיכון משרדי לייעול תהליכים
ראשית בואו ונספר לכם בקצרה מהו מיכון משרדי והיכן הוא יכול לסייע לכם בעבודה אפקטיבית יותר.
באופן כללי מדובר במכשור מכאני או חשמלי שבא לסייע לכם בעבודה היומית, לקצר זמנים של פעולות בסיסיות או לאפשר לכם את היכולת לבצע משימות שלא יכולתם.
מדובר בתחום שעבר מהפיכה בשנים האחרונות ועם הכניסה לעולם הדיגיטלי, הצורך באביזרים מסויימים כמו סורקים ופקסים נמצא בירידה מתמדת אך לעומת זאת, הרבה עסקים הבינו את החשיבות של הנראות ויעילות ולכן מוצאים עניין ברכישת מכונות כריכה וספירלה ובמקרים מסויימים גם מגרסות נייר שמשמידות מסמכים באופן בטוח וכך מסייעות לשמור על סדר, ניקיון וסודיות.
ניהול פניות
אם אתם מוכרים מוצר או מספקים שירות, כדאי שתדעו שאחת מנקודות החולשה היא אותן שיחות אבודות.
חשבו על זה לרגע. אתם משקיעים מאמצים בשיווק העסק ועד שאתם כבר מצליחים להביא אליו רוכש פוטנציאלי, אתם מאבדים אותו בגלל סיבה שטותית שעיקרה ניהול לא נכון של הפניה, אי חזרה אל הלקוח או מתן מענה לקוי.
אתם עשויים להתפלא אך כמעט בכל עסק יש אחוז מסויים של פניות אבודות שלא זכו למענה הולם אשר במעט מאמץ ועבודה מסודרת, יכלו להפוך להמרה – דהיינו מכירה או הזמנת שירות.
הפתרון הוא מערכת לניהול לקוחות שמאפשרת לכם לעקוב אחר כל פניה, הסטטוס שלה, למי צריך להפנות אותה בכל תרחיש ומה הדרך לסגירה מוצלחת של עסקה נוספת.
החדרת האוטומציה אל העסק שלכם יכולה להפחית את כמות האנשים שצריכים לנהל את הפניות ולהעלות את אחוזי ההמרה של כל עסקה (אחוז הפונים שהפכו ללקוחות).
מערכת מדידת שיחות
כולם בוודאי מכירים את המרכזיות לעסקים. מדובר במערכת שמסוגלת לסייע בניהול והפנית שיחות אל היעד המתאים בחברה.
העניין עם מרכזיות לעסקים הוא שהמחיר שלהן אינו זול וגם הן אינן חפות מחסרונות.
בשנים האחרונות נכנס פתרון מעניין במיוחד שמספק לכם פלטפורמה לניהול פניות טלפוניות.
מערכות למדידת שיחות בעסקים מאפשרות לכם לבחור מספר טלפון קליט ולנתב את השיחות שמגיעות אליו אל היעד הרצוי (למספר טלפון אחר).
תפקידן של המערכות למדידת והפניית שיחות אינן מסתיימות בנקודה זאת ואפשר להפיק מהן הרבה יותר – החל מהקלטת השיחות, העלאת קובץ שמע באופן פשוט (צליל המתנה או קריינות), אפשרות לבחירת שלוחות, שליחת מסרון למתקשר בסיום השיחה או לבעל העסק כששיחה לא נענתה ועוד מגוון אפשרויות והכל במחיר שלעתים קרובות מסתכם במאה שקלים לחודש ואפילו פחות.
מערכת מדידת שיחות משתלבת היטב עם מערכת ניהול לקוחות ויכולה לשדרג את כל מערך ניהול השיחות שלכם באופן ניכר.
ישנן הרבה דרכים ורעיונות לשיפור התפקוד העסקי. הסוד להצלחה והטמעה נכונה של השינויים הדרושים הוא להישאר מעודכנים למתרחש – בדיוק כמו שאתם דואגים להישאר בנושא שבו אתם עוסקים.
